Resumo: Esta
é uma abordagem que apresenta a definição de documento arquivístico e vincula
seu conceito ao objeto digital. De forma simples se dispõem as características
dos registros documentais arquivísticos. E é considera a necessidade de uma
nova perspectiva para o tratamento dos documentos eletrônicos pautada por
dispositivos legais que assegurem a preservação tanto de documentos eletrônicos
como convencionais.
Palavras
Chaves: Arquivo, Documentos
de Arquivo, Documentos Arquivísticos Eletrônicos, Preservação, Imparcialidade, Autenticidade,
Naturalidade, Inter- relacionamento, Unicidade.
É
cada vez mais evidente a demanda social por informações. Instituições públicas
ou privadas como entidades coletivas, ou mesmo pessoa física ou família, são
todos neste contexto envoltos pela necessidade de se apropriar da informação. Esta
apropriação pode se dar por diversas razões, contudo, é o seu efetivo registro e
afixação em um suporte que constitui o documento e o torna objeto de acesso
factível.
No
que concerne aos documentos, deve-se considerar que não é todo documento que é um
documento de arquivo. E, neste aspecto a própria legislação pondera este fato
ao dispor, inclusive sob a responsabilidade em que “É dever do Poder Público a
gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação” (Art. 1º, Lei 8.159 de 08/01/1991).
Assim, Documentos arquivísticos são aqueles que registram atos e fatos capazes de
servirem como elemento de prova e proteção. De acordo com o Projeto InterPares 2:
“um documento arquivístico é definido como sendo
qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para referência
ou ações posteriores) por pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade
prática como instrumento e subproduto dessa atividade”.
É
interessante verificar nesta definição sua relação com a definição de arquivo, conforme
pode ser verificado no Artigo 2º da Lei 8.159 de 08/01/1991:
“Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”
Fica
claro a relação de documento como produto de determinadas funções e atividades realizadas
por determinadas entidades. E neste contexto há características que constituem
os registros documentais arquivísticos os quais cumprem ser verificados.
De
acordo com Luciana Durante o registro documental é de fundamental relevância para
manutenção da memória, pois representa e reflete seu caráter, natureza e
confiabilidade; entretanto, em função do desenvolvimento social e tecnológico, o
arquivista, ver-se desafiado a repensar sobre a sua responsabilidade em um novo
contexto para identificar o conceito tanto do documento em si, como de custódia
documental quanto “a proteção física e moral dos arquivos”.
Cumpre,
portanto, admitir a necessidade de reavaliação nesta nova perspectiva em que se
insere, inclusive, os documentos eletrônicos, e definir quais os princípios e
conceitos devem ser adotados para fundamentar o trabalho do arquivista. Desta
forma, apresenta-se a ideia de se confrontar elementos antigos e novos no
intuito de contribuir na identificação de novos elementos relacionados aos documentos
arquivísticos eletrônicos.
Os
registros documentais arquivísticos representam os conhecimentos gerados ou
recebidos no curso de atividades pessoais ou institucionais, e compreendem dois
pressupostos fundamentais: que atestam ações e transações; e que sua veracidade
depende das circunstâncias de sua criação e preservação. Partindo destes dois
pressupostos pode-se verificar as características dos registros documentais
arquivísticos, visando analisá-las em relação aos documentos contemporâneos.
Características
dos registros documentais arquivísticos:
1. Imparcialidade:
indica que é inerente aos documentos serem verdadeiros por estarem sujeitos às razões
de sua produção e as circunstâncias de sua criação, não à vontade ou interesses
alheios à sua atividade geradora e seu contexto gerador.
2. Autenticidade:
os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob a sua
custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
3. Naturalidade:
os documentos não são coletados artificialmente, mas acumulados em função dos
objetivos práticos da administração.
4. Inter-relacionamento:
é a relação estabelecida entre os documentos no decorrer do andamento das
transações e de acordo com suas necessidades.
5. Unicidade:
cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo
ao qual pertence e no universo documental.
Dispostas
estas características passa-se agora a tratar do objeto digital como documento
arquivístico sob uma consideração prática na Lei Nº 12.682 de 09/07/2012, que
dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Esta
Lei tem sua proposta de aplicação a ser considera tanto pelos Arquivos públicos
como pelo privado. Trata da digitalização e do armazenamento do
documento eletrônico. Define a digitalização como a conversão da fiel
imagem de um documento para o código digital. Prevê que a digitalização
deve manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a
confidencialidade do documento digital. Os meios de armazenamento dos
documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e
destruição não autorizados. Deverá ser adotado sistema de indexação que
possibilite a precisa localização do documento. Os registros públicos
originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados.
No
último dispositivo destacado percebe-se que a abordagem: “registros públicos
originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados” reproduz uma clara
preocupação que traduz um resultado de toda uma discussão a respeitos dos
documentos digitais, sua necessidade de preservação.
Considerações Finais
A geração de informação tem hoje em seu processamento e disseminação,
acentuada aceleração. Contudo, não é
toda informação produzida que é considerada relevante. É por sinal um desafio que
se impõe e urge por uma solução do que diz respeito ao encontro de soluções que
viabilizem a condução de políticas e diretrizes que orientem na preservação a
longo prazo dos documentos arquivísticos digitais.
Sobre tudo, apesar de haver um novo âmbito de atuação para o
arquivista. Verifica-se que as orientações da diplomática apresentam-se como
base para sua avaliação quanto às questões que desafiam na identificação e
distinção dos registros documentais arquivísticos, principalmente como
amostragem conceitual para distinção entre originais e cópias. Neste aspecto, para
além da noção de que um documento é original quando é o primeiro completo e
efetivo, pode nortear no ambiente eletrônico a evocar, chamar a memória, e a
invocar, chamar em seu auxílio, o contexto legal-administrativo no qual os
registros devem ser inseridos para serem caracterizados como arquivísticos; bem
como valer-se das características de imparcialidade, autenticidade,
naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.
Referências:
Brasil. Lei nº 8.159, de 09 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial
[da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 Jan. 1991.
Disponível em:
Brasil. Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e
o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.Diário Oficial [da] República
Federativa do Brasil, Brasília, DF, 09 de julho de 2012.
Disponível em:
DURANTI,
Luciana. Registros documentais
contemporâneos como provas de ação. Revista Estudos Históricos, Rio de
Janeiro, v. 7, n.13, p.49-64.
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