Palavras Chaves: Arquivologia;
Gestão de Documentos de Arquivo; Gestão Eletrônica de Documentos de Arquivo;
Documento Eletrônico de Arquivo; Preservação Digital; Requisitos de Preservação.
A partir da metade do nosso século, observa-se uma explosão
documental com a publicação de milhares de periódicos. Neste período surge a
preocupação com a classificação, organização e recuperação de informação consideradas,
pelos profissionais da informação, como relevantes para determinadas áreas.
Neste aspecto insere-se a gestão documental que ao ser planejada, leva-se
em conta a missão organizacional, incluindo as atividades meio e fim; e os
documentos produzidos e/ou recebidos pela instituição. Como instituição
norteadora neste contexto valida-se o CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, que
é o órgão federal que tem por finalidade definir a política nacional de
arquivos públicos e privados com o intuito de ser um instrumento de apoio a
administração e ao desenvolvimento científico como elementos de prova e
informação.
A preocupação em ter uma boa gestão documental diz respeito à manutenção
da organização dos documentos a fim de assegurar os interesses do organismo
produtor e da própria sociedade que precisa dos documentos como fonte de prova
e informação.
A Gestão de Documentos teve sua origem no século XX em função do
crescimento da produção documental das diversas áreas do conhecimento que foram
influenciadas pela rápida evolução científica e tecnológica que as guerras
mundiais provocaram. (CARVALHO, 2008. p. 14).
Para identificar o documento arquivístico no ambiente digital, diversos
pesquisadores como Luciana Duranti vem utilizando a Diplomática e a
Arquivologia para analisar as características e a natureza do documento
arquivístico no formato digital e orientar boas práticas de gestão de
documentos digitais.
Um dos estudos de
significativa expressão e importância nesta área tem sido o Projeto InterPARES.
Até o momento, este Projeto já cumpriu duas fases completas, e se encontra em
sua terceira fase. O projeto pretende
desenvolver conhecimento teórico e prático a respeito da preservação de documentos
arquivísticos autênticos.
Aspectos
legais dos documentos eletrônicos
Por ser um meio onde é possível adulterar o seu conteúdo, o documento
eletrônico não é amparado por lei tal como o microfilme, fazendo com que para
se ter valor probatório necessita-se guarda permanente do documento em
suporte físico para provar sua autenticidade e fidedignidade.
A legislação de modo geral não aprova documentos em meios digitais
com a mesma facilidade com que aceita microfilmes. A maioria das aplicações em
que o documento eletrônico é aceito está ligada as relações com o governo e
embora exista muita pressão para homologação em geral do documento digital, ele
não pode ser considerado como plenamente aceito e em muitos casos existe a
necessidade de guarda permanente de documentos em meio físico. (BALDAM, 2002,
p. 181)
No Congresso Nacional brasileiro existem mais de 40 projetos
relacionados à documentação eletrônica e entre destacam-se:
Decreto nº 660, de 25 de setembro de 1992, que implantou o
"SISCOMEX", autorizou os importadores/exportadores a utilizarem a
emissão da documentação através do Processamento Eletrônico de Dados, e Imagens
na Internet e Meio Magnético.
Lei nº 8.935, de 18 de
novembro de 1994, que dispõe que nos Serviços Notariais e de Registro, os
Notários e Oficiais de Registro poderão se utilizar dos Sistemas de:
computação, microfilmagem, discos ópticos e outros meios de reprodução,
independentemente de autorização.
Parecer nº 16, de 04 de novembro de 1997, do Conselho Nacional de
Educação que dispõe sobre o arquivamento eletrônico em CDs ou outros meios, dos
documentos escolares das Instituições de Ensino.
Projeto de Lei nº. 3.173 de
1997. O Congresso Nacional decreta: Art. 1º É autorizado em todo o território
nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações, dados, imagens e
quaisquer outros documentos.
Instrução Normativa nº 15, da
Secretaria da Receita Federal, de 11 de fevereiro de 1998, publicada no DOU do
dia 13 de fevereiro de 1998, autoriza as pessoas físicas e jurídicas em geral a
apresentarem suas "Declarações de Renda" do exercício de 1998 por
meio magnético ou através da Internet.
Lei 11.419 de 2006 que regulamenta a informatização do processo
judicial e dá outras providências
Projeto de Lei nº 146, de 22
de março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos
em mídias óptica ou eletrônica, e dá outras providências.
Desse modo objetiva-se minimizar o impacto de possíveis acidentes de
segurança. Tais medidas de segurança visam preservar a documentação em seus
diferentes suportes, tanto na proteção de documento em papel quanto em mídias
digitais e arquivos de documentos eletrônicos.
Considerações Finais:
Desta forma, quanto à metodologia de organização dos objetos digitais
antes de ser implementada, deve-se observar a natureza da informação. Assim a política
de preservação digital será estruturada de acordo com o
acervo e as necessidades da instituição. E sob esta perspectiva, a Ciência da
Informação, em suas disciplinas, demandando a criação de sistemas perseguirá
por objetivo, a plena gestão de recursos humanos, tecnológicos e procedimentais
com o fim de que estejam em alinhamento com o estado da arte acerca da
preservação digital.
Referências:
ARAUJO, Vania M. Informação:
Instrumento de dominação e submissão. CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 37-44,1991.
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2005.
ARQUIVO NACIONAL. Glossário
da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de
Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p.3, 2010. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glossario/2009glossario_v5.0_final.pdf>.
Acesso em: 12 jan. 2013.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos e–ARQ Brasil. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional
v.1, 2006. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicações/earqbrasilv1.pdf>.
Acesso em 18 jan. 2009.
DURANTI, L.. Rumo a uma
teoria arquivística de preservação digital: as descobertas conceituais do projeto
InterPARES. Trad, Jerusa Gonçalves de arcanjo. Arq. & Adm., Rio de
Janeiro, v. 4, n. 1, p. 5-18, jan./jun. 2005.
THOMAZ, Kátia P.; SOARES, Antônio José. A preservação digital e o modelo de referência OpenArchival Information System (OAIS). In: DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v. 5, n.1, fev. 2004.
THOMAZ, Kátia P.; SOARES, Antônio José. A preservação digital e o modelo de referência OpenArchival Information System (OAIS). In: DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v. 5, n.1, fev. 2004.
Nenhum comentário:
Postar um comentário